Verslagen subsessies

Met Joël Hendrix, Hester Paanakker, Leonie Heres (Vrije Universiteit Amsterdam) en Quirine Eijkman (Hogeschool Utrecht)

In de afgelopen jaren hebben instellingen in het hoger onderwijs en de wetenschap tal van interventies ingezet om de sociale veiligheid te vergroten, deels met subsidie van het programma Sociale Veiligheid in hoger onderwijs en wetenschap. Maar wat werkt nu echt? De Vrije Universiteit Amsterdam en de Hogeschool Utrecht onderzoeken welke interventies minder effectief bleken dan gehoopt, waar dat aan lag en wat dat betekent voor nieuwe interventies. In deze sessie deelden ze de eerste inzichten met een gemengde groep: HR-medewerkers, medewerkers studentenzaken, coördinatoren sociale veiligheid en bestuurders.

Veel aandacht voor cultuur, weinig voor structuur
Joel Hendrix presenteerde de eerste bevindingen uit het project. Een breed gedragen definitie van sociale veiligheid bestaat niet. Het project gebruikt het begrip als paraplu voor alles wat bij een sociaal veilige omgeving hoort. Zowel in de wetenschap als in de praktijk ligt de nadruk vooral op gedragsverandering en cultuur. Structuren en systemen krijgen nog weinig aandacht, met uitzondering van meldsystemen en klachtenprocedures. Volgens de onderzoekers ontstaat verandering pas als je aan alle drie tegelijk werkt.

Gewoontes in plaats van bewustwording
Een tweede inzicht raakt aan een veelgemaakte aanname. Instellingen gaan er vaak van uit dat één workshop of training over bewustwording, kennis of houding vanzelf tot ander gedrag leidt. Zo werkt het volgens het onderzoek niet. Leonie Heres concludeerde dat het beter werkt om gewoontes aan te passen, zowel in gedrag als in systemen, dan alleen in te zetten op bewustwording.

Uit de zaal
In kleine groepjes bespraken deelnemers welke interventies in hun eigen instelling wel en niet werkten. Als succesfactoren noemden ze consistentie, gedeelde verantwoordelijkheid en een organisatie waarin sociale veiligheid van bovenaf prioriteit krijgt. Ook kleine, concrete stappen bleken kansrijk, zoals in elk werkoverleg iemand de rol van tegenspreker geven. Interventies strandden vaak doordat het bij een losse training bleef, doordat er te weinig tijd was of doordat eigenaarschap en zelfreflectie ontbraken.

Dat laatste leidde tot een levendige discussie, toen een deelnemer opmerkte dat bestuurders wel zeggen dat ze sociale veiligheid belangrijk vinden, maar het onderwerp niet “ademen”. Een van de aanwezige bestuurders erkende dat dat een terecht punt was. Ook bestuurders kampen met tijdgebrek en andere prioriteiten, maar sociale veiligheid moet volgens hem op de agenda blijven.

Meer weten?
Meer informatie over het onderzoek:

• Joël Hendrix: j.hendrix@vu.nl
• Leonie Heres: l.heres@vu.nl
• Quirine Eijkman: quirine.eijkman@hu.nl

Sessie 2: Stagediscriminatie

Met Sanne Brekelmans en Tjitske Lovert (Hogeschool Inholland)

Onderwijsinstellingen zijn verantwoordelijk voor een veilige stageplek voor hun studenten. Dat betekent dat ze stagediscriminatie niet alleen bespreekbaar moeten maken, maar ook moeten voorkomen en aanpakken als het toch gebeurt. Maar wie binnen de instelling doet wat? Die vraag stond centraal in deze sessie.

Meer dan acht procent

De sessie begon met een aantal prikkelende stellingen, waaronder deze: acht procent van de studenten krijgt te maken met stagediscriminatie. De zaal was het er al snel over eens dat het werkelijke aantal waarschijnlijk hoger ligt. Veel studenten herkennen discriminatie niet als zodanig. Daardoor worden incidenten lang niet altijd gemeld, en soms niet eens als discriminatie ervaren.

Eén kader, vier rollen

Brekelmans en Lovert presenteerden een handelingskader en stappenplan dat beschrijft hoe een instelling kan handelen bij een signaal of melding van stagediscriminatie, van de eerste signalering tot de afhandeling. Daarna werkten de deelnemers ermee vanuit vier rollen: leidinggevenden, docenten, studenten en ondersteuning. Per rol bespraken ze hoe bruikbaar het kader is en wat hun eigen rol is bij het borgen, faciliteren en uitdragen ervan.

Dat leverde per rol een eigen accent op:

• Docenten: als stagebegeleider zorgen ze voor laagdrempelige begeleiding, goede informatie en duidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is.
• Studenten: zij hebben baat bij praktische hulpmiddelen, zoals gesprekskaarten, om stagediscriminatie individueel of in de klas bespreekbaar te maken, en bij informatie die aansluit bij hoe zij communiceren, bijvoorbeeld via sociale media.
• Ondersteuning: de nadruk ligt hier op kennis delen, signaleren en passende begeleiding bieden.
• Leidinggevenden: zij stellen de norm en bewaken de kwaliteit, onder meer door de aanpak steeds opnieuw te evalueren en bij te stellen.

Blijvend aandacht geven

Een deelnemer vatte de sessie samen in één zin: “Alles wat je aandacht geeft, groeit.” Wie het onderwerp blijvend agendeert, investeert in praktische hulpmiddelen en begeleiding, en vanuit de instelling een heldere norm stelt, vergroot het bewustzijn in alle lagen van de organisatie.

Meer weten?

Het handelingskader en stappenplan zijn niet online beschikbaar. Neem voor een exemplaar contact op met Sanne Brekelmans of Tjitske Lovert.

Sessie: Langdurige studentconflicten
Met Jess Vermeij, Saskia Mooijman en Floor ten Holder (Kenniswerkplaats Veilig Leer- en Werkklimaat, Hogeschool Utrecht)

De meeste conflicten tussen studenten, of tussen een student en een docent, worden op tijd opgelost. Een kleine groep escaleert echter en blijft soms lang voortduren. Dat heeft grote gevolgen, niet alleen voor de direct betrokkenen, maar ook voor medestudenten en medewerkers. De Kenniswerkplaats Veilig Leer- en Werkklimaat van de Hogeschool Utrecht onderzoekt hoe zulke conflicten ontstaan. Ook hier was het conferentiethema herkenbaar: de formele procedures bestaan, maar sluiten vaak niet aan bij wat studenten en medewerkers in de praktijk ervaren.

Hoe een conflict vastloopt
De kenniswerkplaats doet het onderzoek in co-creatie: samen met betrokkenen brengt ze patronen, handelingsverlegenheid en blinde vlekken in kaart. Daaruit komt een herkenbaar verloop naar voren. Een student die zich in een klacht niet gehoord voelt, dient nieuwe klachten in en staat argwanend tegenover kritiek. Het contact wordt intensiever en de toon emotioneler, tot medewerkers zich soms onveilig voelen. Doordat informatie beperkt wordt gedeeld, moeten teams steeds opnieuw uitzoeken hoe ze moeten handelen.

Eerder signaleren, beter samenwerken
Eén interventie die altijd werkt, bestaat niet. Wel kunnen instellingen leren om escalatie eerder te signaleren, beter samen te werken en de informele route toegankelijker te maken. Volgens de kenniswerkplaats vraagt dat urgentie op bestuursniveau, samenwerking met alle betrokkenen en ruimte voor ongemak. Dat is zeker in het begin niet makkelijk. “Als we blijven doen wat we deden, blijven conflicten langdurig.”

Uit de zaal
Deelnemers herkenden dat studenten vaak direct in de formele route terechtkomen, omdat de informele route niet toegankelijk voelt. Studentenorganisaties ISO en LSVb wezen erop dat het perspectief van studenten nog onvoldoende wordt meegenomen. Escalatie komt volgens hen soms juist voort uit het gevoel niet serieus genomen te worden. Een deelnemer vroeg hoe ver de verantwoordelijkheid van een instelling reikt bij zorgwekkend gedrag, zeker omdat medewerkers geen psychologen zijn. Anderen benadrukten het belang van mediation tussen student en docent. Ook wezen ze op het risico dat alleen een kleine groep leert van casuïstiek, terwijl juist de hele organisatie daarvan zou moeten leren.

Meer weten?
Meer informatie over het leertraject en de Kenniswerkplaats Veilig Leer- en Werkklimaat: kwpvlw@hu.nl

Sessie: Waarom we blijven praten over gedrag – en het probleem vaak nog niet oplossen
Met Martine Laudy en Floris de Jong (CAOP)

Het gesprek over sociale veiligheid gaat vaak over gedrag. Maar hoe kom je van knelpunten en ongewenst gedrag tot interventies die echt iets veranderen? CAOP zocht het antwoord op een plek waar minder snel naar wordt gekeken: in de structuren van de organisatie zelf.

Een andere ijsberg
Net als in het plenaire programma stond er een ijsberg centraal, maar met een andere invulling. Boven water staan de formele omgangsvormen: afspraken, gedragscodes en procedures. Daaronder liggen niet alleen de informele omgangsvormen, maar ook de gewone structuren van een organisatie, zoals rollen, besluitvorming en bevoegdheden. Volgens Laudy en De Jong kunnen juist die structuren schuring veroorzaken. Wie de ervaren sociale veiligheid wil verbeteren, moet daar dus ook naar kijken.

Spanning als signaal
Spanning wijst er vaak op dat er ergens een knelpunt zit, bijvoorbeeld onduidelijke rollen of procedures die in de praktijk niet werken. Dat hoef je niet weg te poetsen, maar kun je juist benutten. “Het is een goed signaal om te merken dat iets aandacht nodig heeft,” aldus Laudy.

Van knelpunt naar interventie
Voorafgaand aan de sessie gaven deelnemers in een korte vragenlijst aan welke structuren in hun organisatie het vaakst schuren. Dat leverde twaalf factoren op die sociale veiligheid beïnvloeden. Zes daarvan, waaronder besluitvorming en bevoegdheden, werkten de deelnemers in subgroepen verder uit. Per factor brachten ze de knelpunten in kaart en bedachten ze een interventie. Eén interventie kwam in vrijwel elke groep terug: zorg voor voorbeeldgedrag, op elk niveau van de organisatie.

Meer weten?
Neem voor meer informatie contact op met Martine Laudy.

Sessie 5: Spel Verantwoord Gedrag – Train de trainer
Met Jolanda van Zaalen en Frouke Visser (Hogeschool van Amsterdam)

Wanneer is gedrag nog acceptabel en wanneer niet? Collega’s en studenten verschillen daarover vaak meer van mening dan ze denken. Het Spel Verantwoord Gedrag helpt teams en klassen om daar een open gesprek over te voeren. In deze sessie ging het niet alleen over het spel: de deelnemers speelden het ook zelf, en ervoeren zo wat een goede dialoog vraagt.

Dilemma’s uit de praktijk
Het spel bestaat uit 220 situatiekaarten. Alle dilemma’s komen uit de praktijk van het hoger onderwijs; geen enkele is verzonnen. Een voorbeeld: “Een docent ontzegt studenten die meer dan twee keer afwezig waren de toegang tot het vragenuur voor de toets, met de opmerking: ‘Dit is alleen voor gemotiveerde studenten.'” De kaarten bevatten bewust weinig context. Daardoor moeten deelnemers elkaar bevragen: wat zie jij in deze situatie, en waarom kom je tot dat oordeel?

Je eigen bril
Iedereen bekijkt zo’n situatie vanuit de eigen achtergrond en ervaringen, en dat kleurt ook hoe je met anderen omgaat. Volgens Van Zaalen bepaalt context heel veel. Om elkaars perspectief te begrijpen, moet je elkaar daar wel actief naar vragen. Het spel vraagt deelnemers daarom hun oordeel uit te stellen, te luisteren en door te vragen tot ze de ander echt begrijpen.

Ervaringen in de zaal
Zo’n 25 deelnemers speelden een korte variant van het spel, en de situaties leidden direct tot goede gesprekken. Daarbij werd zichtbaar wat Van Zaalen en Visser vooraf al hadden benoemd: in een groep is het de natuurlijke neiging om naar consensus toe te werken. Veel deelnemers gaven aan dat ze het prettig vonden om het eens te worden, en lastig om dat los te laten. Consensus is volgens de trainers prima als die ontstaat, maar het is niet het doel. Het gaat erom dat je echt naar elkaar luistert en elkaars perspectief beter begrijpt. Juist dat ongemak hoort bij een goede dialoog.

Meer weten?
Meer informatie over het Spel Verantwoord Gedrag kan worden opgevraagd bij Jolanda van Zaalen en Frouke Visser.